Wystąpienia publiczne, czyli jak nie panikować?

Ten historia jest o mnie. Nie znałem bardziej osoby bardziej bojącej się wystąpień publicznych niż ja sam. Jestem żywym przykładem, że wystąpień publicznych można się nauczyć i być całkiem przyzwoitym rzemieślnikiem.

A jeżeli wmawiasz sobie, że wystąpienia publiczne nie są dla Ciebie i nigdy nie będziesz występować przed setkami osób, to pamiętaj, że nawet spotkanie w małej grupie roboczej w pracy to też wystąpienie publiczne. I także podlega tej samej zasadzie. Chcesz, aby Cię rozumiano.

Jedną z moich ulubionych anegdot w temacie prezentacji (nie wiem czy prawdziwa, czy zmyślona, ale oddaje pewien sens) jest historia jak to jeden z prezydentów Stanów Zjednoczonych miał wystąpić przed połączonymi Izbami Polskiego Parlamentu. Wszyscy zebrani, czekają i nic. Mija 5 min, mija 10, mija 20, w końcu Prezydent USA się pojawia i wygłasza znakomite przemówienie. Polscy parlamentarzyści po zakończeniu spotkania, zaczęli między sobą rozmawiać, że zostali źle potraktowani, że spóźnienie, oni czekali. Na to jeden z organizatorów spotkania, słysząc komentarze, powiada "Szanowni Państwo, Prezydent USA był tutaj przed Wami". "Jak to? To dlaczego się spóźnił?". "Bo ćwiczył przemówienie". 

Ta historia, powtarzam, nie wiem czy prawdziwa, pokazuje pewien sposób myślenia. Prezydent USA mógł wejść na mównicę i powiedzieć cokolwiek. I tak dostałby owację nie mniejszą niż Tim Cook na kolejnej konferencji pokazującej kolejny raz ten sam produkt. Ale on podszedł do słuchacza z szacunkiem i postanowił jeszcze kilka razy przećwiczyć przemówienie, które w jego opinii nie było wystarczająco dobre. 

Rafał Mazur (zenjaskiniowca.pl - nie znam Pana Rafała osobiście, ale jego twórczość polecam) w 2017 roku opublikował podcast pod tytułem "O tym jak się nie z*** ze stresu i strachu". Rzecz o tym w jaki sposób poradzić sobie z paraliżującym lękiem. Nie tylko przed wystąpieniami publicznymi, ale również przed podjęciem jakieś decyzji mającej wpływ na nasze życie. Pan Rafał opowiedział tam o 5P:

• Przepona
• Powieki
• Po imieniu
• Pod wodą
• Po prostu

Nie będę tutaj wyjaśniał o co chodzi, najlepiej posłuchać / przeczytać oryginał. Powiem tylko, że dotyczy to sposobu zachowania kontroli nad sobą, pozwalającej na pokonanie własnego lęku i wydobycie z siebie potencjału. W skrócie - wyjdź człowieku na scenę i powiedz to, co masz do powiedzenia, nie myśląc o tym, że wystąpienie publiczne jest uznawane za bardziej traumatyczne przeżycie niż śmierć bliskiej osoby.

Z własnego doświadczenia do 5P Pan Rafała, dorzucam jeszcze 2P:

• Przygotowanie
• Próba

Zacznijmy od przygotowania a dokładniej od tego, czego robić nie należy. Nigdy nie zaczynaj od Power Point'a! Jak mawia Marek Stączek, jeden z najlepszych fachowców w Polsce od storytelling'u; "Power Point to świetne narzędzie, ale brakuje mu dwóch rzeczy: power i point'a". Jak to z narzędziami - są pomocne, ale same nie wykombinują co mają zrobić, trzeba wiedzieć do czego ich użyć i w jaki sposób.

Od czego zatem zacząć? Mi osobiście bardzo pomaga następujący schemat:

1. Przygotuj temat - odpowiedz sobie na 6 ważnych pytań
2. Zrób draft prezentacji - dopasuj tło do przekazu
3. Dogadaj się z grafikiem

Po pierwsze 6 ważnych pytań, na które musisz sobie odpowiedzieć zanim zabierzesz się do pracy nad prezentacją:

1. Kto? W jaki roli występujesz? Kim jesteś w oczach odbiorców. Znają Cię, czy jesteś dla nich anonimowy? Czy jesteś dla odbiorców wiarygodnym źródłem informacji czy musisz zbudować wiarygodność? Tylko proszę, nie zaczynaj nudzić na temat swojego życia i twórczości. Za to powiedz nad czym pracujesz lub ostatnio pracowałeś / pracowałaś i jaki to ma wpływ na innych.

2. Do kogo? Kim są odbiorcy Twojego wystąpienia? Jaka jest ich:

• Wiedza Jaki jest stan ich wiedzy na temat prezentowanego tematu? Co sądzą o Tobie / Twoim produkcie?
• Motywacja i pragnienia Jaki mają problem? Czego potrzebują? Czego pragną? 
• Wartości Co jest dla nich ważne? Co napędza ich do działania?
• Z czego mają zrezygnować? Jaka jest negatywna konsekwencja zmian, do których chcesz ich skłonić?
• Co może przekonać ich do zmiany? Trzy najważniejsze argumenty. Nie więcej. Trzy, które są zgodne z ich wartościami a jednocześnie pozwalają im mniej obawiać się tego, z czego będą zmuszeni zrezygnować.

3. Po co? Co zamierzasz osiągnąć swoją prezentacją? Jaki cel chcesz osiągnąć tuż po prezentacji? A jaki jest Twój oczekiwany finał? 

4. Co? Co chcesz pokazać? 

Jaka jest Twoja WIELKA IDEA? 

Opisz wielką ideę maksymalnie 140 znakami. Ma to być Twój wyrazisty punkt widzenia. Ma się wyrazić jednym, pełnym zdaniem. Ma wzbudzać uczucia. Przykład? 

"Nie pytaj, co twój kraj może zrobić dla ciebie, zapytaj co ty możesz zrobić dla swojego kraju." John F. Kennedy 20 stycznia 1961 Właściwe treści, które chcesz przekazać, a które odzwierciedlają wielką ideę podziel na treści kategorii A, B i C. A to treści najważniejsze (maksymalnie 3), B i C treści poboczne o ile są potrzebne. Jeżeli masz treści B i C też nie może być ich więcej niż 3. 

5. Jak? W jaki sposób chcesz przeprowadzić prezentację? Jaka forma? W tym punkcie odpowiedz sobie na pytanie czy będzie to prezentacja w Power Point, czy nie potrzebujesz takiego tła? W jaki sposób chcesz zdobyć uwagę odbiorców? Jaka będzie Twoja historia? Powiedz co chcesz powiedzieć, później to powiedz a na końcu jeszcze powiedz co powiedziałeś.

6. Kiedy? Ile masz czasu na prezentację? Kiedy występujesz? W jakim momencie będą odbiorcy (przed obiadem, po obiedzie, zrelaksowani, zmęczeni)?

Dostosuj do tego tempo, czas trwania, poziom możliwego humoru i rozluźnienia.

Dobra, masz to na kartce. Jeżeli w punkcie 5 odpowiedziałeś / odpowiedziałaś sobie, że potrzebujesz do wystąpienia prezentacji, przygotuj sobie jej draft. Pamiętaj, wystąpienie publiczne nie równa się prezentacja. Jeżeli prezentacja nie jest potrzebna i przygotowujesz sobie przemówienie, napisz je, przynajmniej najważniejsze punty. 

A jednak prezentacja. Czyli czas dogadać się z grafikiem. Jeżeli nie masz zdolności graficznych, taki ktoś będzie niezbędny. Jeżeli posiadasz zdolności graficzne, taki ktoś również będzie niezbędny. Dlaczego? Ponieważ krytycznie spojrzy na Twoją prezentację i zacznie zadawać pytania, które prawdopodobnie uratują prezentacje. Skorzystaj z tego. 

Przygotowanie odhaczone! Brawo. teraz czas na próbę. Istnieje wiele metod przeprowadzania prób, ja stosuję trzy:

1. Próba przed publicznością Zaproś na próbę kilka wybranych osób i przeprowadź prezentację przed nimi. Stres związany z prezentacją przed ludźmi, których się zna jest zwykle jeszcze większy niż przed obcymi. Jeżeli przetrwasz taką próbę, wystąpienie właściwe to już bułka z masłem. Przy okazji otrzymasz też natychmiastową informację zwrotną i możesz dzięki temu jeszcze wprowadzić niezbędne modyfikacje. 
2. Próba przed lustrem Brzmi dziwnie, ale działa świetnie. Wygłoś swoją prezentację patrząc na swoje odbicie w lustrze. Będziesz miał / miała szansę kontrolować swoje ciało i sposób mówienia. Z jakiegoś powodu (nie jestem psychologiem, nie wiem dlaczego) ale własne odbicie jest niezwykle onieśmielające. Ale metoda lustra działa zawsze i działa świetnie.
3. Próba w miejscu właściwej prezentacji Nie zawsze jest to możliwe, ale jeżeli tak, skorzystaj z tego. Co najmniej "przeklikaj" prezentację, żeby mieć pewność, że wszystko działa. Zwłaszcza, gdy w prezentacji używasz multimediów typu osadzony film, dobrze wiedzieć, że film działa, że dźwięk jest słyszalny. Jeżeli w czasie prezentacji demonstrujesz coś na żywo i musisz się przełączyć na drugi ekran, telefon, laptop, sprawdź to sobie. I sprawdź to z reżyserką. Oni też muszą być przygotowani na takie sytuacji, nie możesz ich zaskakiwać. Im więcej sprawdzicie przed prezentacją, tym stres mniejszy.

Na koniec dwie dobre rady wujka Tomka; miej pod ręką wodę abyś w każdej chwili mógł się napić. Publiczności to nie przeszkadza a Ciebie uspokoi i da szansę na zebranie myśli. Wypij odrobinę wody tuż przed wejściem na scenę. To pomaga. Po drugie, przygotuj sobie dwie, trzy krótkie anegdoty. Jeżeli coś będzie szło nie tak, sprzęt zacznie szwankować lub się pogubisz, anegdoty to Twoja broń. Użyj jej. Rozładujesz atmosferę i zjednasz sobie publiczność. Pamiętaj, wychodząc na scenę już wygrałeś. Ludzie, którzy Cię słuchają mają w stosunku do Ciebie bardzo pozytywne odczucia głównie dlatego, że to nie oni są teraz na Twoim miejscu. To ogromny kapitał, na którym można budować, ale tylko pod warunkiem, że jesteś przygotowana / przygotowany i nie zniechęcisz słuchacza po 30 sekundach.

Photo: unsplash.com / alexandre-pellaes, shutterstock